Chuẩn bị kỹ lưỡng trước ngày bầu cử
Trước ngày bầu cử, Tổ trưởng Tổ bầu cử có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên nhằm bảo đảm mọi công việc được thực hiện chặt chẽ và đúng quy định. Trong đó, Tổ trưởng phụ trách chung, trực tiếp chỉ đạo toàn bộ hoạt động tại phòng bỏ phiếu, việc tổ chức bỏ phiếu và kiểm phiếu. Thư ký Tổ bầu cử chịu trách nhiệm quản lý tài liệu, phiếu bầu, con dấu, đồng thời chuẩn bị các biên bản, hồ sơ phục vụ công tác kiểm phiếu.
Các thành viên khác của Tổ bầu cử được phân công phụ trách nhiều nhiệm vụ khác nhau như: trang trí phòng bỏ phiếu; kiểm tra thẻ cử tri, đối chiếu danh sách cử tri; phát phiếu bầu; hướng dẫn cử tri cách ghi phiếu và bỏ phiếu; đóng dấu "Đã bỏ phiếu" vào thẻ cử tri; bảo đảm an ninh trật tự tại khu vực bỏ phiếu; tuyên truyền, thông báo để cử tri tham gia bầu cử đầy đủ.
Khoảng 10 ngày trước ngày bầu cử, Tổ bầu cử phải thường xuyên rà soát, kiểm tra toàn bộ cơ sở vật chất và các điều kiện phục vụ bầu cử tại khu vực bỏ phiếu. Các nội dung kiểm tra bao gồm phòng bỏ phiếu, danh sách chính thức những người ứng cử, tiểu sử tóm tắt của người ứng cử, phiếu bầu đúng đơn vị bầu cử và khu vực bỏ phiếu, con dấu của Tổ bầu cử, hòm phiếu chính và hòm phiếu phụ (nếu có), cùng các loại biên bản và biểu mẫu cần thiết.
Bên cạnh đó, Tổ bầu cử cũng phải rà soát danh sách cử tri, xác định rõ những trường hợp cử tri già yếu, khuyết tật, ốm đau không thể trực tiếp đến phòng bỏ phiếu; cử tri đang bị tạm giữ, tạm giam hoặc đang chấp hành các biện pháp bắt buộc; các trường hợp cách ly do dịch bệnh hoặc những khu vực có thể bị chia cắt do thiên tai, hỏa hoạn. Trên cơ sở đó, Tổ bầu cử xây dựng kế hoạch sử dụng hòm phiếu phụ để bảo đảm mọi cử tri đều được thực hiện quyền bầu cử.
Ngoài ra, việc quản lý tài liệu và phiếu bầu cử cũng được thực hiện nghiêm ngặt. Sau khi nhận phiếu bầu từ Ban bầu cử, Tổ bầu cử phải lập sổ theo dõi số phiếu nhận, số phiếu phát, số phiếu thu hồi và số phiếu niêm phong. Nếu xảy ra mất mát hoặc sai lệch, Tổ bầu cử phải lập biên bản và báo cáo ngay để xử lý kịp thời.
Tổ chức bỏ phiếu đúng quy định trong ngày bầu cử
Theo quy định, việc bỏ phiếu bắt đầu từ 7 giờ sáng và kết thúc vào 19 giờ cùng ngày. Tùy tình hình thực tế, Tổ bầu cử có thể quyết định bắt đầu sớm hơn nhưng không trước 5 giờ sáng, hoặc kết thúc muộn hơn nhưng không quá 21 giờ cùng ngày.
Trước khi bắt đầu bỏ phiếu, Tổ bầu cử tổ chức lễ khai mạc cuộc bầu cử trang trọng tại khu vực bỏ phiếu, thường kéo dài khoảng 15 - 20 phút và do Tổ trưởng Tổ bầu cử chủ trì. Sau lễ khai mạc, việc bỏ phiếu được tiến hành liên tục.
Trong quá trình bỏ phiếu, Tổ bầu cử mời một số cử tri tiêu biểu bỏ phiếu đầu tiên, như lãnh đạo địa phương, đại diện Mặt trận Tổ quốc, người có công với cách mạng, người cao tuổi hoặc người có uy tín trong cộng đồng. Các thành viên Tổ bầu cử có trách nhiệm hướng dẫn cử tri thực hiện đúng quy định, kiểm tra thẻ cử tri, phát phiếu bầu đã được đóng dấu và hướng dẫn cách ghi phiếu.
Cử tri phải tự mình đi bầu cử, không được nhờ người khác bầu thay. Trong trường hợp không thể tự viết phiếu bầu do khuyết tật hoặc lý do sức khỏe, cử tri có thể nhờ người khác viết hộ nhưng vẫn phải tự mình bỏ phiếu. Nếu cử tri không thể đến phòng bỏ phiếu, Tổ bầu cử sẽ mang hòm phiếu phụ đến tận nơi để cử tri thực hiện quyền bầu cử.
Trong suốt thời gian diễn ra bỏ phiếu, Tổ bầu cử phải bảo đảm an ninh, trật tự tại khu vực bỏ phiếu, đồng thời hướng dẫn cử tri một cách tận tình, lịch sự. Những người không có nhiệm vụ không được vào phòng bỏ phiếu và không được mang vũ khí, chất nổ hoặc các tài liệu có nội dung trái pháp luật vào khu vực bầu cử.
Kiểm phiếu công khai, minh bạch
Sau khi hết giờ bỏ phiếu, Tổ trưởng Tổ bầu cử tuyên bố kết thúc việc bỏ phiếu và tiến hành kiểm phiếu ngay tại phòng bỏ phiếu. Trước khi mở hòm phiếu, Tổ bầu cử phải thống kê, lập biên bản và niêm phong số phiếu bầu chưa sử dụng, đồng thời mời hai cử tri không phải là người ứng cử chứng kiến việc kiểm phiếu.
Việc kiểm phiếu được thực hiện theo nhóm, mỗi nhóm thường gồm ba người: một người đọc phiếu, một người ghi kết quả và một người kiểm tra. Các nhóm kiểm phiếu có thể được phân công kiểm phiếu bầu đại biểu Quốc hội và đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp. Toàn bộ quá trình kiểm phiếu được thực hiện công khai, minh bạch, có sự chứng kiến của cử tri, người ứng cử hoặc đại diện cơ quan, tổ chức giới thiệu người ứng cử.
Sau khi hoàn thành kiểm phiếu, thư ký Tổ bầu cử lập các biên bản kết quả kiểm phiếu theo quy định để báo cáo cấp có thẩm quyền.
Với sự chuẩn bị chu đáo trước ngày bầu cử và sự tổ chức chặt chẽ trong ngày bầu cử, Tổ bầu cử giữ vai trò nòng cốt trong việc bảo đảm cuộc bầu cử diễn ra dân chủ, đúng pháp luật và an toàn. Qua đó góp phần để mỗi lá phiếu của cử tri thực sự phát huy giá trị, lựa chọn được những đại biểu xứng đáng đại diện cho Nhân dân trong cơ quan quyền lực nhà nước.